Kebijakan Privasi

Pasal 1
Pengelola dan Ruang Lingkup

(1) Pengelola layanan adalah MIN 2 Kotabaru, satuan pendidikan madrasah di bawah Kementerian Agama Republik Indonesia. Kepala Madrasah menjadi penanggung jawab layanan di tingkat madrasah, dibantu petugas sesuai penugasannya.

(2) Kebijakan ini berlaku pada min2kotabaru.sch.id, SIPADU sebagai pusat pengaturan dan sumber data, serta aplikasi akademik, kepegawaian, persuratan, aset, kesehatan, keuangan, penerimaan murid, perpustakaan, dan absensi yang dioperasikan pada situs ini.

(3) Layanan terkait, termasuk Rapor Digital Madrasah, dan sistem instansi lain memiliki pengelola serta ketentuan akses masing-masing. Tautan menuju layanan tersebut tidak memberikan akses umum ke database madrasah.

Pasal 2
Kategori Data dan Sumber

(1) Data diperoleh dari pengguna, orang tua atau wali, petugas yang berwenang, dokumen administrasi, dan rekam layanan madrasah sesuai kebutuhan.

1. Murid dan keluarga: identitas, NIK, NISN, data keluarga dan wali, alamat, kontak, pendidikan, nilai, kehadiran, serta dokumen layanan atau pendaftaran yang diperlukan.
2. Pegawai: identitas, kepegawaian, penugasan, pendidikan, foto profil, kehadiran, aktivitas, permohonan izin, serta dokumen administrasi.
3. Presensi: identitas akun/pegawai, tanggal dan waktu, koordinat lokasi, akurasi GPS, jarak terhadap titik madrasah, serta foto selfie yang dikirim saat presensi.
4. Layanan khusus: data bantuan pendidikan, sosial ekonomi, kesehatan dan tindak lanjut UKS-M, BIAS atau CKG sepanjang diperlukan dalam layanan yang diselenggarakan.
5. Tata kelola: surat, arsip, pengaduan, peminjaman buku, aset, persetujuan, dan dokumen keuangan yang dapat memuat data pribadi.
6. Data teknis: akun, sesi login, waktu aktivitas, alamat IP dan log teknis yang dicatat oleh aplikasi, server atau perangkat keamanan sesuai konfigurasi layanan.

(2) Pengguna hanya perlu menyerahkan data dan dokumen yang relevan dengan layanan. Data identitas, kesehatan, keuangan pribadi, foto privat dan rincian lokasi tidak ditujukan untuk publikasi umum.

Pasal 3
Tujuan dan Dasar Pemrosesan

(1) Data diproses untuk pendidikan, penerimaan dan mutasi murid, penilaian, layanan murid dan pegawai, verifikasi kehadiran, persuratan, perpustakaan, kesehatan, pengelolaan aset, keuangan, pelaporan, keamanan dan kearsipan.

(2) Dasar pemrosesan harus ditentukan sesuai kegiatan dan ketentuan yang berlaku, termasuk kewajiban hukum, pelayanan publik atau pelaksanaan kewenangan yang sah, serta persetujuan untuk kegiatan yang memerlukannya. Pemberitahuan ini tidak menggantikan penentuan dasar pemrosesan maupun persetujuan yang wajib diperoleh pada layanan tertentu.

(3) Informasi tentang tujuan, jenis data, masa pemrosesan dan hak pengguna perlu disampaikan saat data diminta. Data tidak boleh digunakan untuk tujuan baru yang tidak sesuai tanpa dasar yang sah dan pemberitahuan yang diperlukan.

Pasal 4
Presensi, Lokasi, dan Kamera

(1) Pada fitur presensi pegawai, pengguna menyiapkan kamera dan GPS melalui tombol yang tersedia. Peramban meminta izin perangkat. Data lokasi dipakai untuk memeriksa akurasi dan jarak terhadap titik madrasah; foto selfie dan waktu presensi digunakan sebagai bukti pendukung pencatatan kehadiran.

(2) Foto diambil melalui tindakan pengguna dan dikirim ketika presensi disimpan. Izin perangkat tidak dengan sendirinya merupakan persetujuan untuk seluruh pemrosesan data. Alur presensi ini tidak menggunakan pencocokan wajah otomatis.

(3) Lokasi dan kamera digunakan dalam alur penyiapan presensi tersebut, bukan untuk pelacakan perjalanan terus-menerus di latar belakang. Data yang telah dikirim disimpan pada layanan madrasah; menutup izin perangkat tidak menghapus rekam yang sudah tersimpan.

(4) Foto presensi disimpan pada penyimpanan privat dengan hubungan rekam pada SIPADU. Akses mengikuti akun dan kewenangan layanan. Foto dan koordinat presensi tidak ditampilkan sebagai galeri publik.

(5) Penolakan izin, perangkat yang tidak mendukung, atau akurasi lokasi yang tidak memenuhi ketentuan dapat menghambat presensi daring. Pengguna dapat melaporkan kendala kepada petugas untuk pemeriksaan; laporan kendala tidak otomatis mengubah status kehadiran atau menyetujui izin.

Pasal 5
Pelindungan Data Anak

(1) Pemrosesan data anak memerlukan pelindungan khusus dan persetujuan orang tua atau wali sesuai ketentuan. Petugas wajib memastikan dan mendokumentasikan persetujuan yang diperlukan pada kegiatan terkait. Keberadaan akun atau kunjungan ke situs bukan bukti bahwa persetujuan tersebut telah diperoleh.

(2) Publikasi foto, nama atau karya murid harus memperhatikan tujuan, persetujuan yang diperlukan dan kepentingan terbaik anak. Dokumen identitas, rincian kesehatan, keuangan pribadi dan lokasi presensi tidak boleh dipublikasikan sebagai informasi umum.

(3) Orang tua atau wali dapat meminta penjelasan, peninjauan atau penurunan publikasi yang berkaitan dengan anak melalui kontak pada Pasal 11.

Pasal 6
Akses dan Penerima Data

(1) Akses internal mengikuti akun, peran dan penugasan. Administrator mengelola sistem; pimpinan, guru, tata usaha, bendahara dan petugas layanan menggunakan data sesuai kewenangan dan kebutuhan tugas.

(2) Data dapat disampaikan kepada unit Kementerian Agama, pemeriksa atau instansi lain apabila diperlukan untuk tugas yang sah atau diwajibkan peraturan. Data kesehatan yang relevan dapat diberikan kepada puskesmas atau petugas kesehatan berwenang untuk program yang dilaksanakan. Pembagian harus dibatasi pada kebutuhan layanan.

(3) Penyedia hosting, email, pencadangan dan keamanan dapat memproses data teknis atau isi yang diperlukan untuk menjalankan fungsi tersebut. Pesan yang dikirim ke alamat Gmail madrasah diproses melalui layanan Google. Jangan mengirim sandi, kode masuk atau dokumen pribadi yang tidak diminta melalui email.

(4) Data pribadi tidak diperdagangkan untuk pemasaran. Penerapan penyedia teknis baru atau pemindahan data, termasuk ke luar wilayah Indonesia, harus ditinjau sesuai ketentuan sebelum dilaksanakan; kebijakan ini tidak menyatakan bahwa lokasi seluruh penyedia telah diaudit.

Pasal 7
Cookie dan Layanan Teknis

(1) Cookie dan penyimpanan peramban digunakan untuk autentikasi, sesi, preferensi dan fungsi layanan, termasuk membantu mengakhiri tampilan sesi pada perangkat bersama. Menolak atau menghapus cookie yang diperlukan dapat menyebabkan pengguna keluar atau fitur tidak berjalan.

(2) Server, penyedia hosting dan perangkat keamanan dapat mencatat informasi teknis. Apabila CDN, analitik atau konten tertanam digunakan, pemrosesannya harus mengikuti konfigurasi yang benar-benar diaktifkan dan pemberitahuan yang sesuai. Laman ini tidak menyatakan semua layanan tersebut aktif.

(3) Tautan dan konten pihak lain tunduk pula pada ketentuan penyedianya saat diakses. Perubahan pemrosesan yang bersifat non-esensial dan memerlukan persetujuan harus disertai pilihan yang sesuai sebelum digunakan.

Pasal 8
Penyimpanan dan Retensi

(1) Data aplikasi dikelola melalui SIPADU dengan pemisahan periode tahun pelajaran dan tahun anggaran. Pemisahan database atau pergantian tahun bukan penghapusan data secara otomatis.

(2) Catatan pendidikan, kelulusan, kepegawaian dan pertanggungjawaban keuangan mengikuti kewajiban administrasi serta jadwal retensi arsip yang berlaku. Penonaktifan akun tidak dengan sendirinya menghapus arsip resmi atau catatan alumni.

(3) Foto selfie, rincian lokasi, log teknis dan cadangan perlu memiliki batas simpan sesuai tujuan, kebutuhan pemeriksaan dan kewajiban yang berlaku. Jangka waktu numerik per kategori serta siklus penghapusan otomatis belum ditetapkan dalam naskah ini. Pengguna dapat meminta penjelasan masa simpan untuk layanan tertentu. Petugas harus meninjau kebutuhan penyimpanan dan mendokumentasikan dasar retensinya; tidak boleh menganggap data boleh disimpan tanpa batas hanya karena sistem masih menyimpannya.

(4) Penghapusan, pemusnahan atau anonimisasi hanya dilakukan setelah pemeriksaan kewajiban arsip dan kewenangan. Salinan cadangan dapat mengikuti siklus penggantian tersendiri. Kebijakan ini tidak menjanjikan penghapusan seketika dari seluruh cadangan.

Pasal 9
Keamanan dan Penanganan Insiden

(1) Layanan menerapkan autentikasi, pembatasan akses dan pencatatan sesuai konfigurasi. Sandi akun disimpan sebagai hash. Pengguna wajib menjaga kerahasiaan akun, mengganti sandi sementara dan keluar setelah memakai perangkat bersama. Dokumen unduhan atau ekspor harus disimpan serta dibagikan hanya kepada pihak berwenang.

(2) Dugaan akses tanpa izin, kehilangan perangkat atau kebocoran data dilaporkan melalui kontak Pasal 11. Pengelola perlu memeriksa insiden, membatasi dampak, mendokumentasikan penanganan dan memberikan pemberitahuan kepada pihak yang diwajibkan sesuai ketentuan.

(3) Penerbitan kebijakan ini bukan pernyataan bahwa seluruh pengendalian keamanan telah diaudit atau bahwa layanan bebas dari risiko.

Pasal 10
Hak dan Tata Cara Permintaan

(1) Subjek data atau pihak yang berwenang dapat meminta informasi pemrosesan, akses dan salinan yang menjadi haknya, perbaikan, pembatasan, penghentian, penghapusan atau penarikan persetujuan sesuai ketentuan. Pemenuhan permintaan mempertimbangkan dasar pemrosesan serta kewajiban penyimpanan arsip.

(2) Permintaan memuat nama, layanan terkait, hubungan dengan murid apabila relevan dan uraian yang diperlukan. Petugas perlu memverifikasi identitas atau kewenangan sebelum membuka data atau melakukan perubahan. Jangan mencantumkan sandi atau kode autentikasi; dokumen tambahan hanya disampaikan melalui jalur yang ditentukan petugas apabila diperlukan.

(3) Permintaan diproses sesuai batas waktu yang berlaku untuk jenis permintaan tersebut. Jika tidak dapat dipenuhi, alasan dan langkah lanjutan perlu dijelaskan. Pengguna dapat mengajukan pengaduan melalui mekanisme yang tersedia berdasarkan ketentuan pelindungan data pribadi.

Pasal 11
Kontak Layanan Privasi

Permintaan dan laporan ditujukan kepada Kepala MIN 2 Kotabaru, dengan keterangan “Permintaan Privasi” atau “Laporan Insiden Data”.

• Email: mintgseloka@gmail.com.
• Kantor: Jalan Hasanuddin Nomor 17, Tanjung Seloka, Pulau Laut Selatan, Kabupaten Kotabaru, Kalimantan Selatan 72154, pada jam kerja.

Uraikan kebutuhan secara ringkas dan hindari mengirim data pribadi pihak lain yang tidak berkaitan dengan permintaan.

Pasal 12
Perubahan dan Rujukan

(1) Naskah ditinjau apabila terdapat perubahan fitur, kategori data, penerima, retensi atau ketentuan. Tanggal pembaruan dicantumkan pada bagian awal. Perubahan yang memerlukan pemberitahuan atau persetujuan baru harus ditangani pada layanan terkait.

(2) Rujukan utama: Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi, serta ketentuan pendidikan, administrasi dan kearsipan yang berlaku bagi madrasah.