Berlaku sejak 19 Desember 2023 (tanggal registrasi awal domain min2kotabaru.sch.id); naskah ini terakhir diperbarui 23 September 2026.
Kebijakan ini menjelaskan pengelolaan data pribadi dalam layanan situs dan Portal Satu Data MIN 2 Kotabaru, satuan pendidikan madrasah di bawah Kementerian Agama Republik Indonesia.
1. Pengelola dan Ruang Lingkup
MIN 2 Kotabaru mengelola data untuk penyelenggaraan pendidikan, pelayanan murid, administrasi pegawai, dan tata kelola madrasah. Kepala Madrasah bertanggung jawab atas tata kelola layanan di tingkat madrasah, dibantu petugas sesuai penugasannya. Kebijakan ini berlaku pada min2kotabaru.sch.id/ dan portal di dalamnya.
Layanan Rapor Digital Madrasah di rdm.min2kotabaru.sch.id dan EDM di edm.min2kotabaru.sch.id merupakan layanan terkait dengan pengaturan akses masing-masing. Pengiriman data ke sistem resmi Kementerian Agama dan instansi lain mengikuti kewenangan, ketentuan, dan pemberitahuan pada layanan tersebut.
2. Data yang Dikelola
- Murid dan keluarga: identitas, NIK, NISN, nomor Kartu Keluarga, data orang tua atau wali, alamat, kontak, riwayat pendidikan, kehadiran, nilai, kelulusan, serta dokumen pendukung pendaftaran dan layanan.
- Pegawai: identitas, status kepegawaian, penugasan, riwayat pendidikan, profil, pasfoto, kehadiran, laporan pekerjaan, dan dokumen administrasi yang diperlukan.
- Layanan khusus: data pendukung bantuan pendidikan, kondisi sosial ekonomi, serta data yang diperlukan untuk program kesehatan BIAS dan CKG.
- Tata kelola: surat, arsip, persetujuan dokumen, administrasi perpustakaan, kegiatan, sarana prasarana, serta dokumen pertanggungjawaban keuangan sesuai tugas madrasah.
- Data teknis: informasi akun, waktu aktivitas, alamat IP dan catatan akses yang diproses oleh situs, server, atau perangkat keamanan untuk menjalankan dan melindungi layanan.
Jenis data yang diminta bergantung pada layanan yang digunakan. Pengguna tidak perlu mengunggah dokumen yang tidak diminta untuk layanan tersebut. NIK digunakan sebagai salah satu identitas pencocokan internal, bukan nama pengguna publik.
3. Tujuan dan Dasar Pemrosesan
Data digunakan untuk pendaftaran dan mutasi, proses pembelajaran, penilaian, layanan murid, kepegawaian, pelaporan, penyaluran layanan yang memenuhi persyaratan, pertanggungjawaban, keamanan sistem, dan kearsipan. Madrasah menentukan dasar pemrosesan yang sesuai dengan kegiatan, termasuk kewajiban hukum, pelaksanaan pelayanan publik atau kewenangan yang sah, dan persetujuan untuk pemrosesan yang memerlukannya.
Pengelolaan data mengacu pada Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi serta ketentuan pendidikan, administrasi pemerintahan, dan kearsipan yang berlaku bagi madrasah. Penggunaan situs tidak dianggap sebagai persetujuan menyeluruh untuk semua pemrosesan data.
4. Pelindungan Data Anak
Pemrosesan data pribadi anak dilaksanakan secara khusus dengan persetujuan orang tua atau wali sesuai ketentuan. Madrasah memperoleh dan mencatat persetujuan yang diperlukan melalui layanan pendaftaran atau dokumen administrasi terkait. Orang tua atau wali dapat meminta penjelasan mengenai tujuan pengumpulan dan penggunaan data anak.
Publikasi foto, nama, atau karya murid untuk berita dan dokumentasi kegiatan dibatasi sesuai tujuan serta memperhatikan persetujuan yang diperlukan dan kepentingan terbaik anak. NIK, nomor KK, berkas identitas, rincian kesehatan, dan informasi keuangan pribadi tidak ditujukan untuk halaman publik. Permintaan peninjauan atau penurunan materi publikasi dapat disampaikan kepada madrasah.
5. Akses dan Penerima Data
Akses internal diberikan kepada Kepala Madrasah dan petugas berdasarkan kewenangan serta kebutuhan tugas. Guru, wali kelas, tata usaha, bendahara, petugas BMN, perpustakaan, dan pembina kegiatan menggunakan data sesuai layanan yang ditangani. Pengguna wajib menjaga kerahasiaan data yang diperoleh.
Data dapat disampaikan kepada unit berwenang di Kementerian Agama, instansi pemeriksa, atau instansi lain apabila diperlukan untuk pelaksanaan tugas atau diwajibkan peraturan. Untuk program BIAS dan CKG, data yang relevan dapat disampaikan kepada puskesmas atau petugas kesehatan yang berwenang sesuai kebutuhan program dan dasar pemrosesannya. Pembagian data dibatasi pada kebutuhan layanan; penerima tidak diberi akses umum ke seluruh database.
Penyedia hosting dan penyedia teknis yang digunakan dapat memproses data dalam rangka penyimpanan, pemeliharaan, keamanan, atau pencadangan layanan. Madrasah membatasi pemanfaatannya untuk penyelenggaraan layanan. Data pribadi tidak diperdagangkan untuk pemasaran.
6. Keamanan Akun dan Dokumen
Pengelolaan layanan menggunakan autentikasi akun, pembatasan akses, pencatatan aktivitas, dan pencadangan sesuai pengaturan operasional. Sandi login disimpan dalam bentuk hash oleh WordPress. Pengguna wajib mengganti sandi sementara, tidak membagikan sandi, dan keluar dari akun setelah menggunakan perangkat bersama.
Dokumen hasil unduhan dan ekspor juga memuat data pribadi. Petugas wajib menyimpannya pada tempat yang terkendali, membagikannya hanya kepada penerima yang berwenang, dan mengelolanya sesuai ketentuan arsip. Bila terjadi dugaan kehilangan data atau akses tanpa izin, segera laporkan kepada madrasah. Penanganan dan pemberitahuan insiden dilakukan sesuai kewajiban yang berlaku.
7. Cookie dan Layanan Pihak Lain
Situs menggunakan cookie atau penyimpanan peramban untuk sesi login, preferensi, dan fungsi layanan. Server dan perangkat keamanan dapat mencatat aktivitas teknis. Pengaturan cookie dapat dilakukan melalui peramban; menolak cookie yang diperlukan dapat menyebabkan login atau fitur tertentu tidak berfungsi.
Jika suatu halaman menampilkan konten tertanam atau tautan dari layanan pihak lain, layanan tersebut dapat menerapkan kebijakan privasinya sendiri ketika diakses. Madrasah meninjau kembali informasi ini apabila menambahkan layanan analitik, konten tertanam, atau fitur lain yang mengubah pemrosesan data.
8. Penyimpanan dan Arsip Alumni
Data disimpan selama diperlukan untuk pelayanan, pelaporan, pertanggungjawaban, dan kewajiban kearsipan. Masa simpan serta tindakan pemusnahan atau penyimpanan arsip ditentukan menurut jenis dokumen dan jadwal retensi arsip yang berlaku, bukan semata-mata karena akun dinonaktifkan.
Murid yang lulus dicatat sebagai alumni. Catatan pendidikan dan kelulusan tetap dikelola untuk kebutuhan layanan alumni serta pembuktian administrasi sesuai ketentuan. Penghapusan akun tidak dengan sendirinya menghapus arsip resmi. Salinan cadangan dikelola mengikuti siklus pencadangan dan ketentuan retensi.
9. Hak dan Permintaan Pengguna
Pegawai dan orang tua atau wali dapat meminta informasi tentang pemrosesan data, akses atas data yang menjadi haknya, perbaikan data yang keliru, serta mengajukan permintaan lain sesuai ketentuan pelindungan data pribadi. Permintaan penghentian, pembatasan, penghapusan, atau penarikan persetujuan dinilai berdasarkan dasar pemrosesan dan kewajiban penyimpanan arsip yang berlaku.
Sampaikan nama, hubungan dengan murid bila relevan, dan uraian permintaan kepada madrasah. Petugas akan memeriksa identitas atau kewenangan pemohon sebelum memberikan data atau melakukan perubahan. Jangan mengirim sandi melalui WhatsApp atau email. Dokumen identitas tambahan hanya disampaikan melalui jalur yang ditentukan petugas bila diperlukan. Jika permintaan tidak dapat dipenuhi, madrasah memberikan penjelasan sesuai ketentuan.
10. Kontak Layanan Privasi
Permintaan, pengaduan, atau laporan kendala dapat ditujukan kepada Kepala MIN 2 Kotabaru melalui:
- Email: mintgseloka@gmail.com
- Kantor MIN 2 Kotabaru: Jalan Hasanuddin 17, Tanjung Seloka, Pulau Laut Selatan, Kabupaten Kotabaru, Kalimantan Selatan 72154, pada jam kerja.
11. Perubahan Kebijakan
Kebijakan ditinjau ketika terdapat perubahan layanan, jenis data, penerima data, atau ketentuan yang berlaku. Pembaruan diterbitkan pada laman ini. Apabila perubahan memerlukan persetujuan baru, madrasah meminta persetujuan sesuai ketentuan.
Rujukan
Republik Indonesia. (2022). Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi. Direktorat Jenderal Peraturan Perundang-undangan.